Sukladno odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima («Narodne novine» broj 105/97, 64/00) i na temelju članka 18. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva («Narodne novine» broj 63/04, 106/07), dana 31.03.2015. godine donosim slijedeći:
1. PRAVILNIK O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA
I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim Pravilnikom uređuje se :
- uredsko poslovanje
- način izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u obradi
- rokovi i način za internu primopredaju
- vođenja evidencija o dokumentaciji
- opremanje, označavanje i odlaganje gradiva
- korištenje arhivskog gradiva
- vrednovanje, odabiranje i izlučivanje gradiva s postupkom uništavanja izlučenog gradiva, migracija informacija
- predaja gradiva nadležnom arhivu
- zaduženja i dogovornosti u rukovanju, obradi i zaštiti gradiva.
Članak 2.
Arhivskim gradivom smatra se sav izvorni i reproducirani ( pisani, crtani, tiskani, snimljeni i na drugi način zabilježeni ) dokumentarni materijal, koji je od značaja za povijest i za druge znanstvene potrebe, a nastao radom stvaratelja i njegovih prednika, bez obzira kada je nastao, gdje se nalazi i neovisno o obliku i nosaču na kojem je nastao.
Članak 3.
Registraturnim gradivom smatra se cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih poslovanjem stvaratelja i njegovih prednika i obuhvaća spise, isprave, karte, poslovne i uredske knjige, kartoteke, plakate, tiskovnice, zvučne zapise, strojnočitljive zapise, mikrooblike, datoteke ( uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje ).
Članak 4.
Arhivsko gradivo nastaje iz registraturnog nakon provedenog postupka odabiranja prema popisu što ga utvrdi stvaratelj.
Gradivo nastalo radom i djelovanjem stvaratelja je javno arhivsko gradivo prema odredbama Zakona.
Članak 5.
Registraturno i arhivsko gradivo osigurava se od oštećenja, uništenja ili nestajanja sustavnim provođenjem mjera zaštite na način da se gradivo prikuplja, evidentira, sređuje, odabire i izlučuje.
- UREDSKO POSLOVANJE, NAČIN OBRADE I RUKOVANJA PREDMETIMA , EVIDENCIJE I ROKOVI INTERNE PRIMOPREDAJE
Članak 6.
Uredsko poslovanje obuhvaća slijedeće radne postupke:
- prijem i otprema pismena
- evidentiranje pismena u odgovarajuće evidencije (uredske knjige)
- dostavljanje u rad i razvođenje,
- odlaganje pismena.
Članak 7.
Prijem i otpremu pismena vodi zaduženi radnik primjenom sustava osnovnih brojeva i podbrojeva ( urudžbeni zapisnik za gospodarstvo ).
Pismena se povezuju predmetno. Predmet ima osnovni broj dobiven iz urudžbenog zapisnika sustavom neprekinutih brojeva, a pismena unutar predmeta imaju podbrojeve s naznakom osnovnog broja predmeta.
Predmeti se formiraju po materijalnoj i logičnoj povezanosti pismena.
Nakon prijema pismena zaduženi radnik obavlja slijedeće radnje:
- stavlja prijemni štambilj na gornjem desnom kutu prve strane pismena naznakom osnovnog broja predmeta i podbroja pismena, oznake organizacijske jedinice u kojoj se predmet rješava, datuma prijema i naznake da li pismeno ima priloga
- pismeno evidentira u urudžbeni zapisnik
- upoznaje odgovornu osobu s pristiglim pismenom i nakon što dobije raspored od odgovorne osobe, razvodi pismeno i dostavlja ga na obradu zaduženom radniku uz evidentiranje zaduženja u odgovarajućoj evidenciji.
Isti postupak je i u slučaju obrade pismena putem računala, osim što se ne stavlja prijemni štambilj i ne upisuje se broj i datum rukom.
Članak 8.
Evidentiranje ulaznih i izlaznih računa vodi se posebno u knjigama ulaznih i izlaznih računa.
Knjige se mogu voditi i pomoću računala.
Članak 9.
Odgovorna osoba propisuje koje evidencije su dužne pojedine službe voditi o određenim kategorijama pismena, dokumenata i zapisa.
Poslije upisivanja pismena u urudžbeni zapisnik, pismena se dostavljaju u rad u pravilu istog dana kad su zaprimljeni.
U izuzetnim slučajevima bit će dostavljeni u rad najkasnije početkom radnog radnog vremena sljedećeg radnog dana.
Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se tako da se u urudžbeni zapisnik upisuje datum razvođenja i stavlja oznaka:''a/a'' i rok čuvanja, sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.
Članak 10.
Zaduženi radnici zadržavaju spise do njihovog rješavanja, a najduže dvije godine u svojem odjelu u «priručnom arhivu» ( uredski ormari, police, ladice i sl.).
Na omotu spisa stavlja se kategorija spisa i rok čuvanja.
Ukoliko je zapis sačinjen putem računala na pokretnom informatičkom nosaču stavlja se istovrsna signatura kao i na omotu spisa.
Članak 11.
Po okončanju rada na spisima, odnosno, nakon proteka roka od dvije godine, gradivo se predaje zaduženom radniku za pismohranu .
Gradivo se predaje u sređenom stanju, u formiranim arhivskim jedinicama (mape, kutije, svežnjevi, registratori i sl. ), signirano na propisan način, što znači da svaka arhivska jedinica ima slijedeću signaturu:
- naziv stvaratelja s nazivom organizacijske jedinice
- godina nastanka
- oznaka kategorije gradiva
- granični brojevi predmeta
- rok čuvanja.
- OPREMANJE, OZNAČAVNJE, ODLAGANJE, UVJETI ČUVANJA I NAČIN KORIŠTENJA ARHIVSKOGA GRADIVA
Članak 12.
Zaduženi radnik za pismohranu vrši prijem gradiva iz priručnih arhiva organizacijskih odjela jednom godišnje, u pravilu tijekom travnja i svibnja.
Prijem gradiva vrši se uz zapisnik koji sadrži podatke o vrsti gradiva, količini, godini nastanka, organizacijskoj cjelini, zaduženom radniku koji predaje gradivo. Uz zapisnik dostavlja se popis gradiva koje se preuzima.
Gradivo koje ne sadrži navedene elemente neće se preuzimati iz priručnih arhiva u pismohranu .
Članak 13.
Gradivo izuzetnog značaja koje je klasificirano od odgovorne osobe kao takvo, ili gradivo koje ima oznaku poslovne ili službene tajne, čuva se izdvojeno, pod posebnim uvjetima, u metalnim ormarima ili kasama.
Pristup ovoj kategoriji gradiva ima samo ovlaštena osoba.
Članak 14.
Preuzeto gradivo iz priručnih arhiva evidentira se u arhivsku knjigu prema kategorijama koje su sadržane u Posebnoj listi s rokovima čuvanja.
Zaduženi radnik za pismohranu dužan je na arhivskoj jedinici upisati arhivski broj iz arhivske knjige u kojoj je evidentirana određena kategorija gradiva.
Redni broj upisa u arhivsku knjigu nastavlja se neprekidno bez obzira na vrijeme nastanka i vrstu ili kategoriju gradiva.
Članak 15.
Gradivo se tehnički oprema u odgovarajuće arhivske jedinice i to na način da se trajno gradivo odlaže u zaštitne omote, očišćeno i s odstranjenim uzročnicima oštećenja papira ( metalne spojnice, prašina, insekti i sl. ), a nakon toga u arhivske kutije ili herbarije koji ne sadrže metalne dijelove.
Na arhivskim kutijama ili herbarijima stavlja se signatura stvaratelja, organizacijske jedinice, vrste gradiva, vremenskog razdoblja kad je gradivo nastalo, rok čuvanja i arhivski broj.
Gradivo koje se čuva do 10 godina odlaže se u postojećim arhivskim jedinicama ( registratori, mape i sl. ) uz signaturu koja sadrži sve elemente signature trajnog arhivskog gradiva.
Članak 16.
Gradivo se odlaže na metalne police koje su numerirane sustavom rimskih brojeva i abecedno.
Mogu se koristiti i drvene police, metalni i drveni ormari uz osiguranje primjerenih sredstava za zaštitu od požara.
Članak 17.
Prostor za odlaganje arhiviranog gradiva može biti jedinstven za cjelokupno gradivo nastalo radom stvaratelja ili to mogu biti više prostora pogodnih za odlaganje određenih cjelina i kategorija gradiva.
Prostor za odlaganje gradiva mora odgovarati standardima propisanim za smještaj i čuvanje arhivskog gradiva izvan arhiva.
Prostor je zaključan i pristup njemu imaju zaduženi radnik i ovlaštene osobe.
Članak 18.
Gradivo koje je prošlo postupak arhiviranja u cijelosti, može se koristiti po prethodno dobivenoj suglasnosti odgovorne osobe.
Gradivo se koristi izdavanjem originala zapisa, davanjem preslika ili korištenjem na mjestu gdje je gradivo odloženo.
U slučaju da se daje original na korištenje, korisnik je dužan potpisati revers na posuđeno gradivo. Revers se odlaže na mjesto gdje je prethodno bilo odloženo posuđeno gradivo.
- ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA, MIGRACIJA INFORMACIJA NA NEKONVENCIONALNE MEDIJE
- Odabiranje i izlučivanje konvencionalnog gradiva
Članak 19.
Odabiranje arhivskog i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se kada je cjelokupno gradivo sređeno i popisano.
Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se na temelju Posebnog popisa s rokovima čuvanja i pozitivnih propisa koji reguliraju čuvanje određenih kategorija dokumenata.
Članak 20.
Postupak odabiranja i izlučivanja priprema zaduženi radnik za pismohranu .
Pripremljeno i popisano gradivo za izlučivanje s prijedlogom i obrazloženjem dostavlja se odgovornoj osobi.
Odgovorna osoba pokreće postupak izlučivanja dostavljanjem prijedloga s popisom gradiva izdvojenog za izlučivanje Vanjskoj arhivskoj službi nadležnog državnog arhiva.
Članak 21.
Prijedlog za izlučivanje sadrži :
- naziv stvaratelja gradiva
- vrstu gradiva i kategoriju iz koje se vrši izlučivanje
- količinu i vrijeme nastanka gradiva.
Prijedlog mora biti obrazložen, gradivo izdvojeno i popisano i pripremljeno za očevid od strane Vanjske arhivske službe nadležnog državnog arhiva.
Članak 22.
Nadležni državni arhiv donosi rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje odobriti u cijelosti ili djelomično ili ga u cijelosti odbiti.
Članak 23.
Nakon prijema rješenja kojim se odobrava izlučivanje komisija predaje izdvojeno gradivo u industrijsku preradu o čemu se sastavlja posebna bilješka.
- Postupak s prijenosom informacija na nekonvencionalne medije
Članak 24.
Sukladno pozitivnim propisima određene kategorije dokumenata mogu se čuvati i na nekonvencionalnim nositeljima podataka.
Prijenos informacija s konvencionalnih zapisa na nekonvencionalne vrši se postupkom digitaliziranja ili mikrofilmiranjem.
Prijenosom informacija na nekonvencionalne medije ostvaruje se bolja kontrola, brža dostupnost i sigurnost informacija.
Članak 25.
Pohranom arhivskih zapisa trajne vrijednosti na nekonvencionalne nositelje podataka izvorni oblik gradiva čuva se i nadalje u originalu trajno.
Ovakav oblik pohrane vrši se isključivo iz sigurnosnih razloga.
Članak 26.
Posebne kategorije dokumenata utvrđene Zakonom o računovodstvu i Posebnim popisom mogu se čuvati u određenom roku čuvanja isključivo na nekonvencionalnim nositeljima podataka po postupku utvrđenom ovim Pravilnikom.
Članak 27.
Kategorije dokumenata određene Posebnim popisom u skladu sa Zakonom označavaju se kao dokumenti koji se mogu čuvati i na nekonvencionalnim nositeljima informacija.
Takve kategorije dokumenata čuvaju se u originalu na konvencionalnim nositeljima informacija ( papir ) u priručnim arhivima dvije godine.
Nakon proteka roka od dvije godine takva se dokumentacija predaje zaduženom radniku za pismohranu društva.
Zaduženi radnik stavlja oznaku na arhivskoj jedinici da se takva dokumentacija može digitalizirati ili mikrofilmirati.
Članak 26.
Prijenos informacija na nekonvencionalne medije vrši se na način da se određene kategorije dokumenata iste vrste snimaju na pojedinačnom nekonvencionalnom nositelju informacija ( mikrofilm, compact disc ).
Prijenos informacija digitaliziranjem ili mikrofilmiranjem može se povjeriti specijaliziranoj tvrtki koja obavlja te poslove.
Članak 29.
Po dovršenom postupku prijenosa informacija na nekonvencionalne medije, tročlana komisija društva utvrđuje identičnost originala i snimljenih dokumenata na nekonvencionalnom mediju.
Provjera identičnosti vrši se metodom slučajnog uzorka za svaki pojedinačni nekonvencionalni nositelj informacija.
Provjera se vrši na najmanje 10 uzoraka uz zapisničko konstatiranje utvrđenih rezultata identičnosti.
Ukoliko je rezultat utvrđivanja identičnosti 100%, originalno gradivo na papiru može se predložiti za izlučivanje. U tom slučaju, kao original, čuva se gradivo nastalo u zadnje tri godine, a gradivo nastalo ranije može se izlučiti.
Članak 30.
Postupak mikrofilmiranja ili digitaliziranja provodi se jednom godišnje, u pravilu u listopadu ili studenom, nakon usvajanja završnog računa i izvješća revizije o poslovanju, te izvršenog nadzora od strane poreznih i drugih državnih organa.
Članak 31.
Pohranjeni dokumenti na nekonvencionalnim medijima čuvaju se na tri pojedinačna nositelja.
Nekonvencionalni mediji čuvaju se na odvojenim mjestima i to: jedan primjerak ima uprava , jedan primjerak ima organizacijski dio koji je stvarao tu kategoriju dokumenata i treći primjerak je pohranjen kod zaduženog radnika za pismohranu.
Članak 32.
Dokumenti pohranjeni na nekonvencionalnim medijima zaštićeni su na način da je pristup njima omogućen isključivo ovlaštenim osobama koje su upoznate s pristupnim kodom na takvom mediju.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.
- PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 33.
Arhivsko gradivo stvaratelja i prednika imaju status javnog arhivskog gradiva prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Gradivo se čuva u pismohrani stvaratelja do predaje na pohranu u spremišta nadležnog državnog arhiva.
Članak 34.
Gradivo se predaje na pohranu u spremišta nadležnog državnog arhiva sređeno, popisano, arhivirano u arhivske jedinice na način predviđen Zakonom i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima.
Predaja se vrši uz zapisničko konstatiranje.
Članak 35.
Gradivo koje je predano na pohranu u arhiv može se koristiti na način predviđen Zakonom.
Izuzetno, odgovorna osoba može ograničiti korištenje onog dijela gradiva koji sadrži osobne podatke pojedinaca.
- ZADUŽENJA I ODGOVORNOSTI U RUKOVANJU, OBRADI I ZAŠTITI GRADIVA
Članak 36.
O gradivu skrbi zaduženi radnik pismohrane.
Zaduženi radnik provodi sve postupke zaštite gradiva, priprema gradivo za izlučivanje, vodi propisane evidencije, predlaže poboljšanje uvjeta čuvanja, izdaje gradivo na korištenje, prati propise i neposredno ih primjenjuje, informira upravu društva o stanju gradiva društva.
Zaduženi radnik mora ispunjavati uvjete za obavljanje poslova skrbi o arhivskom gradivu prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima.
Članak 37.
Za zaduženog radnika imenuje se osoba koja dobro poznaje sustav poslovne dokumentacije , njegovu organizacijsku strukturu, način kolanja dokumentacije, arhivsko poslovanje i rad s računalom.
Članak 38.
U slučaju oštećenja, nestanka ili gubitka dijela arhivskog gradiva prouzročenog neodgovornim ponašanjem zaduženog radnika ili radnika koji je koristio arhivsko gradivo, isto predstavlja osnovu za pokretanje disciplinskog postupka, nakon kojeg se može izreći i mjera prekida radnog odnosa.
Pored disciplinske odgovornosti radnici mogu odgovarati prekršajno ili kazneno kada su za to ostvareni uvjeti iz zakona.
- PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 39.
Posebnim popisom utvrđuju se rokovi čuvanja određenih kategorija gradiva.
Rokovi navedeni u popisu su minimalni i osnova su za provođenje postupka odabiranja i izlučivanja.
Izlučivati se ne može gradivo kojemu je rok čuvanja protekao, a predmet je spora ili će biti predmetom spora.
Popis sadrži i kategorije gradiva koje se čuvaju na mikrofilmu ili compact disc-u i rokovi čuvanja važe i za tako arhiviranu dokumentaciju.
Članak 40.
Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana donošenja.
Suglasnost na Pravilnik i posebni popis s rokovima čuvanja daje nadležni državni arhiv i nakon dobivene suglasnosti isti se može primjenjivat.
Klasa: 342-21-01/15-5/12
Ur. broj: 36/2015-GP
Mali Lošinj, 31.03.2014.
Županijska lučka uprava Mali Lošinj
Ravnatelj Gracijano Petrinić
Pravilnik je donesen 31.03.2015. te je stupio na snagu 08.04.2015.
Pravilnik je objavljen na oglasnoj ploči Županijske lučke uprave Mali Lošinj 31.03.2015.
Državni arhiv Rijeka dao je suglasnost na ovaj Pravilnik dana, 8. travnja 2015.g., te se isti od tada primjenjuje.
ROKOVI ČUVANJA
Rokovi čuvanja računaju se od:
– godine nastanka, osnivanja, pohađanja ili polaganja ispita
- dana usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju)
– godine prestanka ugovornih i drugih obveza.
Nakon isteka predviđenih rokova mogu se izlučiti:
POSEBAN POPIS GRADIVA ŽUPANIJSKE LUČKE UPRAVE MALI LOŠINJ
S ROKOVIMA ČUVANJA
r. br. |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
|
I OSNIVANJE USTANOVE |
|
1. |
Akt o osnivanju |
Trajno |
2. |
Prijava početka poslovanja nadležnim tijelima |
Trajno |
3. |
Zahtjev i prijava za otvaranje žiro-računa |
Trajno |
4. |
Predmeti u svezi s promjenom naziva, promjene i dopune djelatnosti, upisa u registar Trgovačkog suda i nadležnih tijela, promjene podataka u registru |
Trajno |
5. |
Prijedlozi odluke o imenovanju poslovodnih tijela |
Trajno |
|
II NORMATIVNI AKTI |
|
1. |
Statut |
Trajno |
2. |
Ostali normativni akti |
Trajno |
|
III TIJELA UPRAVLJANJA |
|
1. |
Zapisnici o izboru i konstituiranju tijela upravljanja |
Trajno |
2. |
Poslovnici o radu tijela upravljanja |
Trajno |
3. |
Programi rada i izvještaji tijela upravljanja |
Trajno |
4. |
Zapisnici sa sjednica tijela upravljanja |
Trajno |
|
IV PRAVNI I OPĆI POSLOVI |
|
1. |
Ugovori i elaborati o poslovnoj suradnji |
Trajno |
2. |
Perspektivni, srednjoročni planovi i programi razvoja |
Trajno |
3. |
Godišnji planovi i programi rada |
Trajno |
4. |
Godišnji Izvještaji o izvršenju planova i programa rada i razvoja |
Trajno |
5. |
Planovi osiguranja i protupožarne zaštite |
Trajno |
6. |
Diplome, plakete i druga javna priznanja |
Trajno |
7. |
Rješenje i odluke s novčanim nagradama i pismenim pohvalama |
5 godina |
8. |
Ugovori o najmu poslovnih prostorija i sred. rada (nakon prestanka najma) |
5 godina |
9. |
Abecedar evidencije |
10 godina |
10. |
Prijedlozi za ovrhu |
5 godina |
11. |
Krivične prijave |
5 godina |
12. |
Prekršajne prijave |
5 godina |
13. |
Registar općih akata |
Trajno |
14. |
Parnični predmeti (po okončanju) |
5 godina |
15. |
Spisi o osiguranju osoba i imovine – nakon isteka police |
5 godina |
16. |
Ugovori o djelu, o autorskom honoraru i sl. |
5 godina |
17. |
Rješenje u uknjiženju i korištenju građevinskog zemljišta |
Trajno |
18. |
Rješenja o plaćanju doprinosa za korištenje građevinskog zemljišta |
Trajno |
19. |
Rješenja nadležnih tijela o oslobađanju od poreza i doprinosa |
10 godina |
20. |
Ostala prepiska vezana uz pravne i opće poslove |
2 godine |
21. |
Javnobilježnički akti |
5 godina |
r. br. |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
|
V ZASNIVANJE I PRESTANAK RADNOG ODNOSA |
|
1. |
Matične knjige djelatnika |
Trajno |
2. |
Osobni dosjei djelatnika (aktivni i pasivni) |
Trajno |
3. |
Evidencija o pripravnicima |
Trajno |
4. |
Evidencija e-radnih knjižica djelatnika |
Trajno |
5. |
Registar zaposlenih djelatnika |
Trajno |
6. |
Predmeti u svezi s provođenjem natječaja |
Trajno |
7. |
Ostale evidencije o djelatnicima (izostanci, zakašnjenja, bolovanja) |
5 godina |
8. |
Dopisivanje u svezi sa zapošljavanjem pripravnika |
5 godina |
9. |
Ostalo dopisivanje vezano uz zapošljavanje i prestanak radnog odnosa |
5 godina |
10. |
Prigovori i žalbe na rješenja o rasporedu na radno mjesto |
5 godina |
11. |
Prigovori na rješenja o plaći, opisu radnog mjesta |
5 godina |
|
VI RADNO VRIJEME, ODMORI, DOPUSTI, BOLOVANJA |
|
1. |
Rješenja o skraćenom radnom vremenu |
5 godina |
2. |
Rješenja o prekovremenom radu |
5 godina |
3. |
Molbe i rješenja o korištenju godišnjih odmora |
3 godine |
4. |
Molbe i rješenja o plaćenom i neplaćenom odmoru |
3 godine |
5. |
Plan korištenja godišnjih odmora |
5 godina |
6. |
Rješenja o korištenju porodiljskog dopusta |
5 godina |
7. |
Evidencija izostajanja s rada |
3 godine |
8. |
Rješenja o zamjeni za vrijeme odsutnosti djelatnika |
3 godine |
|
VII ZDRAVSTVENO, SOCIJALNO I INVALIDSKO MIROVINSKO OSIGURANJE |
|
1. |
Prijave i odjave djelatnika kod nadležnog tijela za mirovinsko, invalidsko i zdravstveno osiguranje |
Trajno |
2. |
Dokumentacija u svezi sa dječjim dodatkom |
3 godine |
3. |
Ostalo dopisivanje vezano za ostvarivanje prava iz zdravstvenog, invalidskog i mirovinskog osiguranja |
5 godina |
|
VIII ZAŠTITA NA RADU I ZAŠTITA OD POŽARA |
|
1. |
Program mjera zaštite na radu |
Trajno |
2. |
Program osposobljavanja djelatnika iz područja zaštite na radu |
Trajno |
3. |
Evidencija ozljeda na radu |
Trajno |
4. |
Zapisnici o ozljedama na radu |
Trajno |
5. |
Prijave ozljeda djelatnika na radu nadležnim tijelima |
Trajno |
6. |
Godišnji i drugi izvještaji iz područja zaštite na radu |
Trajno |
7. |
Zapisnici o redovnim i izvanrednim pregledima o stanju zaštite na radu
|
10 godina |
8. |
Zapisnici i rješenja inspekcije rada |
Trajno |
9. |
Zapisnici o pregledu i osiguranju od požara |
Trajno |
10. |
Dokumentacija u svezi s osposobljavanjem djelatnika za protupožarnu zaštitu |
10 godina |
11. |
Dokumentacija u svezi s održavanjem i osiguravanjem strojeva, uređaja i postrojenja (atesti, jamstveni listovi i sl.) |
Trajno |
12. |
Ostalo dopisivanje s područja zaštite na radu |
2 godine |
r. br. |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
|
IX DISCIPLINSKA I MATERIJALNA ODGOVORNOST |
|
1. |
Predmeti u svezi s otkazom ugovora o radu |
5 godina |
2. |
Predmeti u svezi s pokretanjem kaznenog postupka kod nadležnog suda |
Trajno |
3. |
Predmeti u svezi s materijalnom odgovornošću djelatnika |
5 godina |
4. |
Ostala dokumentacija u svezi s raznim sporovima |
5 godina |
|
X RASPODJELA PLAĆE |
|
1. |
Rješenja o raspoređivanju djelatnika na poslove i radne zadatke |
5 godina u dosjeu trajno |
2. |
Rješenja o naknadi za odvojen život i putne troškove |
5 godina |
3. |
Odluke o raspodjeli sredstava za plaće |
5 godina |
4. |
Odluke o vrednovanju poslova, radnih zadataka i o vrijednosti boda |
5 godina |
5. |
Odluke o regresu za godišnji odmor i o vrijednosti toplog obroka |
5 godina |
6. |
Ostalo dopisivanje u svezi s raspodjelom plaće |
3 godine |
7. |
Izvještaji o čistoj plaći djelatnika |
3 godine |
8. |
Prijava podataka o utvrđenoj plaći |
Trajno |
|
XI STRUČNO OBRAZOVANJE, SPECIJALIZACIJE, PREKVALIFIKACIJE, SEMINARI, TEČAJEVI I SL. |
|
1. |
Planovi obrzovanja i stručnog obrazovanja djelatnika |
Trajno |
2. |
Programi tečajeva za stručno obrazovanje djelatnika |
Trajno |
3. |
Knjige evidencije djelatnika kojima je priznata osposobljenost |
Trajno |
4. |
Evidencije o položenim stručnim ispitima |
Trajno |
5. |
Evidencije o stipendistima |
Trajno |
6. |
Predmeti vezani za specijalizacije, odnosno prekvalifikacije |
Trajno |
|
XII INVESTICIJE, TEHNIČKI ELABORATI, ELABORATI, IZGRADNJA I ADAPTACIJE OBJEKATA |
|
1. |
Investicijski programi |
Trajno |
2. |
Odluke o izgradnji inv. objekata |
Trajno |
3. |
Urbanističko-tehnički uvjeti |
Trajno |
4. |
Podaci o ispitivanju zemljišta |
Trajno |
5. |
Projekti sa svom pratećom dokumentacijom |
Trajno |
6. |
Suglasnost nadležnih tijela na projekt |
Trajno |
7. |
Dokumenti o pravu korištenja zemljišta za izgradnju objekata |
Trajno |
8. |
Rješenje o odobrenju gradnje |
Trajno |
9. |
Ponude izvođača radova |
10 godina |
10. |
Dokumentacija o postupku izbora izvođača radova |
10 godina |
11. |
Projektni zadaci |
Trajno |
12. |
Ugovori o projektiranju |
Trajno |
13. |
Ugovori o izvođenju radova |
Trajno |
14. |
Ugovori o investicijskom kreditu |
Trajno |
15. |
Ug. o kupnji, zamjeni i drugim raspolaganjima i opterećenjima na nekretn. |
Trajno |
16. |
Atesti o ispitivanju materijala |
Trajno |
17. |
Građevinske knjige |
Trajno |
18. |
Dnevnici rada |
10 godina |
19. |
Dopisivanje investitora s projektantom i izvođačem radova |
10 godina |
r. br. |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
20. |
Uporabna dozvola sa zapisnikom o tehničkom pregledu objekta |
Trajno |
21. |
Tehnička dokumentacija koja se odnosi na investicijska sredstva |
Trajno |
22. |
Dokumentacija u svezi s popravkom, adaptacijom i održavanjem zgrada, objekata (ponude, situacije, ugovori o radu, zapisnici o prijemu i sl.) |
10 godina |
23. |
Projekti adaptacija i dogradnja sa cjelokupnom dokumentacijom |
Trajno |
24. |
Zapisnici o preuzimanju trajne imovine |
Trajno |
25. |
Dokumentacija u svezi s održavanjem i popravcima električnim instalacija, vodovodnih instalacija, instalacija grijanja, telefonskih instalacija |
10 godina |
|
XIII MATERIJALNO FINANCIJSKO POSLOVANJE |
|
1. |
Završni računi s godišnjim izvještajima o poslovanju |
Trajno |
2. |
Isplatne liste plaća |
Trajno |
3. |
Kartoteka plaća |
Trajno |
4. |
Glavna knjiga |
11 godina |
5. |
Knjiga inventara osnovnih sredstava |
11 godina |
6. |
Analitika kupaca |
7 godina |
7. |
Analitika dobavljača |
7 godina |
8. |
Analitika osnovnih sredstava |
11 godina |
9. |
Dnevnik blagajne |
7 godina |
10. |
Kartoteka materijalnog knjigovodstva |
7 godina |
11. |
Porezni obračuni |
11 godina |
12. |
Dopisivanje s bankom i FINA-om u svezi s korištenjem sredstava |
7 godina |
13. |
Obračun s bankom u svezi s deviznim poslovanjem |
7 godina |
14. |
Zapisnici nadležnih tijela u svezi s financijskim poslovanjem |
10 godina |
15. |
Kartoteka troškova i realizacije |
7 godina |
16. |
Kartoteka inventara osnovnih sredstava |
10 godina |
17. |
Kartoteka sitnog inventara |
7 godina |
18. |
Knjiga i kartoteka potrošnog materijala |
7 godina |
19. |
Nalozi za knjiženje s pratećom dokumentacijom |
7 godina |
20. |
Akreditivi |
7 godina |
21. |
Profakture |
7 godina |
22. |
Ulaze i izlazne fakture |
7 godina |
23. |
Knjiga izlaznih i ulaznih faktura |
7 godina |
24. |
Obračun kamata |
7 godina |
25. |
Obračun amortizacije |
7 godina |
26. |
Čekovi, kreditne priznanice |
7 godina |
27. |
Blagajnički izvještaji |
7 godina |
28. |
Dokumenti o regresu |
7 godina |
29. |
Dokumenti o isplaćenim potrošačkim kreditima |
7 godina |
30. |
Mjesečni izvještaji o bolovanjima |
7 godina |
31. |
Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara, pretplata i sl. |
7 godina |
32. |
Nalozi i zahtjevi za refundiranje plaća, naknade plaća i bolovanja |
7 godina |
33. |
Administrativne zabrane |
7 godina |
r. br. |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
34. |
Nalozi skladištu za izdavanje materijala |
3 godine |
34. |
Knjiga naloga za korištenje automobila |
3 godine |
35. |
Izvještaji o potrošnji goriva |
3 godine |
36. |
Putni nalozi za vozila |
3 godine |
37. |
Nalozi za isplatu prijevoznih troškova za kupljenu i prodanu robu |
7 godina |
38. |
Isplaćene akontacije plaća |
7 godina |
39. |
Kopije ulaza robe i pregled utroška |
2 godine |
40. |
Kopije povratnica materijala |
2 godine |
41. |
Kopije potvrda o prijemu robe |
2 godine |
42. |
Kopije obračunskih kalkulacija |
2 godine |
43. |
Opomene za isplatu potraživanja |
3 godine |
44. |
Izvještaj o stanju suglasnosti salda |
3 godine |
45. |
Nalozi za nabavu potrošnog materijala |
3 godine |
46. |
Periodični obračuni |
5 godina |
47. |
Blok priznanica i zahtjevnica |
3 godine |
48. |
Police osiguranja imovine |
5 godina |
49. |
Priznanice za izgubljene pošiljke |
3 godine |
50. |
Kompleti izvještaja komisije za popis s popisnim listovima |
3 godine |
51. |
Dnevne evidencije radnog vremena |
1 godina |
52. |
Predmeti financijske inspekcije (zapisnici, prijave za pokretanje postupka za financijske i privredne prekršaje, prestupe i sl.) |
10 godina |
53. |
Putni nalozi i obračuni troškova putovanja i izvještaja sa službenih putovanja |
7 godina |
|
XIV UREDSKO I ARHIVSKO POSLOVANJE |
|
1. |
Urudžbeni zapisnici (obični, povjerljivi i strogo povjerljivi) |
Trajno |
2. |
Arhivska knjiga |
Trajno |
3. |
Liste kategorija registraturne građe s rokovima čuvanja |
Trajno |
4. |
Dokumenti o odabiranju arhivske građe i izlučivanju bezvrijedne registraturne građe |
Trajno |
5. |
Zapisnici o pregledu arhivske i registraturne građe |
Trajno |
6. |
Spisak štambilja i pečata |
Trajno |
7. |
Kontrolnik poštarine |
5 godina |
8. |
Dostavna knjiga za mjesto |
11 godina |
9. |
Knjiga ekspeditirane pošte |
11 godina |
10. |
Šifre organizacijskih jedinica |
Trajno |
11. |
Ostala pomoćna evidencija |
3 godine |
12. |
Dopisivanje u svezi s ured. poslovanjem, telefonska, kurirska služba, pošta |
2 godine |
13. |
Punomoći i ovlaštenja za podizanje pošte, izvoda i drugih materijala od banaka, za nabave i sl. |
3 godine |
14. |
Zapisnici o primopredaji dužnosti |
Trajno |
15. |
Popratna pisma u prilogu kojih se dostavljaju razni zahtjevi za uplate, isplate, povraćaj, suglasnosti, izvještaji i sl. |
3 godine |
16. |
Kopije garantnih pisama, zahtjeva, narudžbi za nabavu sitnog materijala i sl. |
2 godine |
17. |
Razne kopije potvrda |
2 godine |
18. |
Ostalo dopisivanje vezano uz uredsko i arhivsko poslovanje |
2 godine |
r. br. |
Poslovno područje – vrsta gradiva |
Rok čuvanja |
|
XV KOMERCIJALNO POSLOVANJE |
|
1. |
Ugovori o zastupanju |
Trajno |
2. |
Ugovori o investicijskom kreditu |
Trajno |
3. |
Ugovori o konsignaciji |
Trajno |
4. |
Raskidi ugovora |
5 godina |
5. |
Knjiga zaključaka (uvoz-izvoz) |
Trajno |
6. |
Kupoprodajni ugovori o izvozu i uvozu robe |
5 godina |
7. |
Specifikacije prijave o zaključenom ugovoru uvoza/izvoza robe |
5 godina |
8. |
Prijave o zaključenom ugovoru o uvozu/izvozu |
5 godina |
9. |
Zahtjev za izmjenu prijave i specifikacije uvoza/izvoza |
5 godina |
10. |
Specifikacije cijena za uvoz/izvoz robe |
5 godina |
11. |
Nalozi za otvaranje akreditiva |
5 godina |
12. |
Nalozi za izvršenje doznake u inozemstvo |
5 godina |
13. |
Dokumentacija u svezi s izmjenom uvjeta korištenja akreditiva |
5 godina |
14. |
Dopisivanje u svezi sa carinjenjem robe |
5 godina |
15. |
Certifikat (uvjerenja) o podrijetlu robe |
5 godina |
16. |
Dispozicije špediteru za prijevoz robe |
5 godina |
17. |
Računi špeditera prijevoznika |
5 godina |
18. |
Potvrde špeditera o preuzimanju i istovaru robe |
5 godina |
19. |
Tovarni listovi |
5 godina |
20. |
Dokumentacija o ležarini robe |
5 godina |
21. |
Uvozno/izvozne fakture |
5 godina |
22. |
Zahtjevi banci o odobrenju konverzije |
5 godina |
23. |
Obračuni kunskih i deviznih kamata |
5 godina |
24. |
Pregledi strukture uvoza i izvoza po vrijednosti, podrijetlu i asortimanu |
5 godina |
25. |
Izvješća sa službenog puta u inozemstvu |
5 godina |
26. |
Potvrde prijema narudžbi |
2 godine |
27. |
Izvješća o poslanoj robi |
2 godine |
28. |
Reklamacije |
2 godine |
29. |
Nerealizirane ponude |
2 godine |
30. |
Telegrami, telefaxi |
2 godine |
31. |
Materijali vezani uz sudjelovanje na sajmovima |
2 godine |
32. |
Ostalo dopisivanje |
2 godine |
|
XVI PROPAGANDNA DOKUMENTACIJA |
|
1. |
Propagandni arhiv (brošura, katalog, program) |
Trajno |
2. |
Novinske kritike |
Trajno |
3. |
Fototeka /Dijateka |
Trajno |
4. |
Plakati |
Trajno |
5. |
VHS, CD, DVD |
Trajno |
Dokumenti koji nisu obuhvaćeni popisom kategoriziraju se prema sustavu analogije s dokumentima koji su
u posebnom popisu.
Rokovi čuvanja računaju se od:
– godine nastanka, osnivanja, pohađanja ili polaganja ispita
– dana usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju)
– godine prestanka ugovornih i drugih obveza.
OBRASCI ZA KORIŠTENJE ARHIVSKOM GRAĐOM
Obrazac 1.
Štampati naljepnice za kutije, registratore, svežnjeve, mape, (čl. 12.)
Obrazac 2.
Obrazac za predaju arhivskog gradiva u arhivu (čl. 14.)
Red. Br. |
Datum predavanja |
Naziv Predavatelja |
Sadržaj |
Vremenski raspon |
Količina gradiva |
Oznaka odjela/sektora/grupe kojem gradivo treba priključiti |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac 3.
Knjiga primljenoga arhivskog gradiva (Knjiga akvizicija) i Knjiga pohranjenoga arhivskog gradiva (Knjiga depozita) (čl. 16.)
Red. Br. |
Datum preuz. |
Naziv Predavatelja |
Sadržaj |
Vremenski raspon |
Količina gradiva |
Oznaka odjela/sektora/grupe kojem je gradivo priključeno |
Smještaj gradiva |
Rok čuvanja |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac 4.
Knjiga arhivskoga gradiva snimljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe
Redni broj |
Signatura i naziv izvornika |
Signatura preslike |
Format zapisa |
Podaci o odgovornosti za izradu preslike (tko je digitalizirao) |
Topografska oznaka preslike (fizički smještaj) |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac 5.
Evidencija o korištenju arhivskog gradiva
Redni broj |
Odjel |
Ime i Prezime |
Signatura i naziv fonda/zbirke; signatura i naziv naručene arhivske jedinice |
Datum posudbe |
Datum povrata |
Napomena |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac 6.
Uvođenje ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, potrebno je u pisanoj formi dokumentirati:
Redni broj |
Naziv |
Svrhu, opseg i način uporabe aplikacija |
Minimalne hardverske i softverske zahtjeve |
Format i strukturu zapisa |
Način i mjesto korištenja |
Datum predaje u arhiv |
Medij na kojem je predano u arhiv |
Format zapisa u kojem je predano u arhiv (izvorno, komprimirano, image.....) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Obrazac 7.
Obrazac za izlučivanje arhivskog gradiva iz arhive Županijske lučke uprave Mali Lošinj
Red.br. |
Vrsta gradiva /dokumentacije |
Količina registrator /fascikl |
Godina nastanka gradiva |
Pozicija u PP |
|
|
|
|
|
Ukupna količina gradiva: _______ (broj registratora)
Popis izradio: